CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
MANUAL DE USUARIO
Introducciσn.. 2
Como Ingresar A Contabilidad Gubernamental. 2
Herramientas Bαsicas A Utilizar. 3
Modulo De Archivo.. 4
Como Crear Usuarios. 4
Parαmetros Generales. 6
Modulo De Activos Fijos. 14
Artνculos. 18
Departamentos. 22
MODULO DE CONTABILIDAD.. 56
Aspectos Bαsicos. 58
Como Crear, Modificar o Eliminar Partidas Presupuestarias: 60
Como Crear una Partida?. 64
Como Crear, Modificar o Eliminar el Plan de Cuentas. 76
Como Crear una Cuenta Contable?. 79
Como Modificar una Cuenta Contable?. 85
Como Eliminar una Cuenta Contable?. 87
MANEJO DEL MODULO DE CONTABILIDAD.. 90
Como Ingresar la Asignaciσn
Presupuestaria. 94
Como Ingresar los Asientos Contables. 100
Como realizar la Afectaciσn Presupuestaria. 111
OTRAS OPCIONES DEL DIARIO GENERAL INTEGRADO.. 119
Cσmo Eliminar Un Asiento. 125
Cσmo Copiar un Asiento. 150
Como Utilizar los Asientos Pendientes. 160
INFORMES. 185
Diario General Integrado. 186
Resumen Diario General Integrado. 191
Mayor General 194
Estados Financieros Contables /Presupuestarios. 198
VALIDADOR DE CUENTAS CONTABLES Y PRESUPUESTARIA 
........ 204
GENERACION AUTOMATICA DE ARCHIVOS PLANOS 
........ 207
Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios. 215
OTRAS OPCIONES DEL MODULO DE CONTABILIDAD.. 222
Como Ingresar Un Aumento o Recorte de Presupuesto. 223
Como Eliminar un Aumento o Recorte Mal Ingresado. 233
Re-Ordenar Nro. Asientos. 239
Cierre de Perνodo. 243
SUGERENCIAS PARA OBTENER UN RESULTADO EFICAZ EN EL MODULO DE
CONTABILIDAD 244
CONTROL DE BANCOS. 298
Crear Bancos Comerciales. 304
Ingreso de Movimiento de Bancos. 308
Conciliaciσn Bancaria. 319
OPCION DE VOCALES. 760
PENDIENTES. 783
PAGO IESS. 795
PAGO RETENCIONES VARIAS. 811
PAGO IMPUESTOS. 834
PAGO IMPUESTOS. 906
COMO GENERAR ARCHIVOS PLANOS. 985
Dar un Clic en Nuevo
y procedemos a
llenar los datos Como: 1014
COMO GENERAR ARCHIVOS PLANOS DE RETENCIONES IVA.. 1063
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL es un programa basado en el Registro Oficial No 249 del 22
de Enero del 2001 y el Suplemento Registro Oficial No 605 del 26 de Junio del
2002.
7
El objetivo del
presente Software es demostrar la aplicaciσn prαctica de los principios y
normas tιcnicas del Sistema de Administraciσn Financiera que constituyen los
fundamentos bαsicos y las orientaciones prαcticas para el reconocimiento y
registro de los hechos econσmicos que ocurren en los entes pϊblicos, bajo la
visiσn sistemαtica integradora, interactuante e interdependiente que deben
existir entre los diversos elementos de
la administraciσn financiera y fundamentalmente, entre el Presupuesto, la
Tesorerνa y la Contabilidad.
Con el programa
de CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL tenemos una buena herramienta que ayudarα a
llevar de una mejor manera el trabajo diario, para presentar informaciones a
las distintas entidades supervisoras como son: Ministerio de Economνa,
Ministerio y Direcciones de Educaciσn.
Ψ
Clic en el botσn INICIO
Ψ
Escogemos la opciσn PROGRAMA y hacemos un clic
Ψ
Escogemos la opciσn CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL y damos
y clic; y nos aparece la
siguiente pantalla.
Ψ En Usuario: Admin.
Ψ En Contraseρa: escribimos (adm).
Ψ Periodo: 2005.
De un clic en aceptar y aparece la
pantalla principal de contabilidad Gubernamental asν:
Aquν encontramos
todos los Mσdulos que el Presente Sistema de Contabilidad Gubernamental le
permite utilizar como son:
*
Archivo * Activos Fijos
* Contabilidad
*
No Contables * Inventarios *
Rol de Pagos
*
Proveedores * Control de Existencia
* Control de Banco
*
Especies Valoradas * Ayuda
Nuevo 
Deshacer 
Eliminar 
Buscar 
Actualizar 
Imprimir artνculos 
Grabar 
Cerrar 
Calcular
depreciaciσn 
Archivos Planos 
Nos permite ampliar o reducir las
pantallas en los informes 
Validador de Cuentas Contables y
Presupuestarias 
Calculo de asientos contables
con IVA y Retenciσn en la fuente 
Pago de asientos contables 
Cuando un comando sea el mismo en
otro formulario, pero la acciσn no sea la misma, es decir 
puede guardar un registro y tambiιn puede
generar el archivo SPI para ello tenemos que mirar un recuadro de Color amarillo
que nos indicarα la acciσn que va a realizar este comando por ejemplo 
este recuadro aparecerα en una ventana
determinada pero en otra ventana aparecerα 
.
Es algo muy importante a tomar en cuenta.
Contiene:
Vamos a la pantalla principal Archivo
- Usuarios y
aparece la siguiente pantalla
El programa automαticamente genera el primer usuario como indica en la
pantalla anterior .
Damos un clic en nuevo 
En cσdigo: el programa automαticamente genera numero 2 y si
deseamos crear otro proveedor generarνa 3 y asν.
En Nombre: Ingresamos el
nombre del nuevo usuario.
En fecha de Ingreso: el programa genera automαticamente.
Contraseρa: Ingresamos la contraseρa con la que el usuario desea
trabajar y damos clic en grabar 
Como
Dar Permisos A Los Usuarios
Vamos a la pantalla principal Archivo
- Permisos y
aparece la siguiente pantalla.
Luego vamos a Usuarios y escogemos al usuario que vamos a dar el
permiso
Vamos a Mσdulos y
escogemos los mσdulos que vamos a dar
permiso al usuario que escogimos anteriormente y damos clic en 
Una ves seleccionado el usuario dado permisos, salimos 
Menϊ
Principal Archivo
Parαmetros Generales
Ψ
Damos un clic en Actualizar 
y registramos los datos de la Instituciσn,
Direcciσn, RUC, Ciudad, Telιfono, Fax,
E-Mail, Perνodo.
Ψ
En U. Ejecutora ingresar los datos de la Unidad
Ejecutora de la instituciσn tanto para ingreso como para gastos completos de
acuerdo al Presupuesto inicial como se da a conocer en la grafica que estα a
continuaciσn. Esta informaciσn nos servirα para realizar directamente los
archivos planos de los Informes Contables y Presupuestarios.
Ψ
Ademαs los nombres del Rector (a) y del Colector
(a) y sus respectivos cargos y
procedemos a grabar
Ψ
Estos datos nos
servirαn para que se registren en todos los informes que posteriormente
imprimamos.
Para el manejo del modulo de
Activos Fijos vamos a realizar los siguientes pasos:
Ψ
Crear los Artνculos
Ψ
Crear Departamentos
Ψ
Hacer el Ingreso de Activos Fijos
Aquν ingresamos los
datos de los activos fijos que cumplan las caracterνsticas de ser activos fijos
del acuerdo al Art. 2.2.5.2 del Registro Oficial No. 249
Procedimiento
Dar un Clic
en NUEVO
e ingresar en primer lugar el cσdigo del bien, luego el nombre del artνculo y
finalmente escoger la cuenta contable
y finalmente GRABAR.
Una vez grabada la informaciσn podemos modificar
algϊn artνculo si es necesario
digitando la tecla Actualizar
,
una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a Grabar
.
De igual manera se podrα eliminar artνculos
digitando la tecla ELIMINAR 
cuando por algϊn motivo los hayamos ingresado
en forma equivocada
Pulsamos el Mouse en NUEVO
y escribimos los departamentos o αreas que
hay en la instituciσn como: rectorado, secretarνa, colecturνa, etc y los
numeramos iniciando por el nϊmero uno y asν sucesivamente; procedemos a Grabar
despuιs de cada Ingreso
OBSERVACIONES
Una vez
grabada la informaciσn podemos modificar algϊn
artνculo digitando la tecla Actualizar
,
una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a grabar. De igual manera se podrα eliminar
artνculos digitando la tecla Eliminar
cuando por algϊn motivo los hayamos ingresado en forma equivocada
Ingreso de Activos Fijos
Ir
a: Menϊ Principal Activos Fijos Ingreso de Activos Fijos
Dι un clic en NUEVO
,
luego:
En Artνculo damos un clic en el botσn
y nos aparece el listado de productos que
creamos anteriormente; escogemos cualquiera de estos y procedemos a ingresar
todos los datos necesarios como:
El nϊmero de serie del bien
puede ser el nϊmero de fabrica del bien σ el numero de que se le da a
un artνculo al hacer un inventario.
El Departamento de igual forma pulsamos el botσn
donde encontramos el listado de departamentos que nos servirα para identificar
en donde estα el artνculo.
En Cantidad anotamos el nϊmero de artνculos o bienes que existen en
ese departamento.
En Valor Unitario
registramos el valor unitario y automαticamente se registra el valor total y el
valor residual.
El Vida Ϊtil (aρos), registramos la vida ϊtil del bien de acuerdo a
la tabla de depreciaciones del Art. 2.2.6.1. del R.O. Nͺ 249.
En Fecha Adquisiciσn ingresamos la fecha de compra del artνculo y
posteriormente procedemos a Grabar
y de esta manera ingresamos todos los Activos Fijos que existen.
OBSERVACIONES
- Una vez grabada la
informaciσn podemos modificar algϊn
artνculo digitando la tecla Actualizar
,
una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a Grabar
.
- De igual manera se puede eliminar artνculos digitando la tecla
Eliminar
cuando por algϊn motivo los hayamos ingresado en forma equivocada
·
Luego de hacer el ingreso de los Artνculos el sistema
le permite automαticamente:
-
Calcular la Depreciaciσn Mensual de Cada Artνculo
-
Calcular la depreciaciσn Grupal
-
Contabilizar la Depreciaciσn Mensual.
Calcular Depreciaciσn Mensual
Menϊ
principal Activos Fijos Calcular
Depreciaciσn Mensual; y nos aparece la siguiente pantalla
En Departamentos damos un
clic en el botσn de la derecha
y escogemos el departamento; En artνculos de igual manera clic en
,
escogemos el artνculo; luego damos un clic
sobre la serie, y luego damos clic en Calcular Depreciaciσn
y obtenemos la siguiente ventana:
Nuevamente pulsamos
Calcular
y obtenemos la tabla de Amortizaciσn del artνculo. Asi.
Salir
INFORMES
- Para
verificar los datos ingresados vamos a Activos Fijos Informes
Depreciaciσn Acumulada, digitamos el mes y aρo de la depreciaciσn
hacemos un clic en imprimir depreciaciσn acumulada y nos aparece una pantalla
con el resumen de todo lo ingresado
Luego pulsamos en Imprimir
Depreciaciσn Acumulada
y obtenemos el siguiente reporte.
Del mismo modo
lo realizamos para obtener reportes de los Activos Fijos. Obteniendo:
El Mσdulo de
Contabilidad al estar elaborado de acuerdo con la normativa del Ministerio de
Finanzas, contiene cuentas creadas en base a esta normativa, las cuales podemos
crearlas, modificarlas o eliminarlas de acuerdo con los manuales.
Ir a: Menϊ Principal Contabilidad Partidas Presupuestarias
Para empezar,
pulsar en Nuevo
,
luego proceder a ingresar los valores de:
En Cσdigo, ingresamos el cσdigo de la
partida que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el plan de
Cuentas Presupuestarias del Sistema..
En Partida, Escribir el nombre de la
partida del cσdigo ingresado
Unidad
Ejecutora, El sistema automαticamente
ingresa la unidad ejecutora
En Cuenta Final, marcar con in clic si
es cuenta final de acuerdo con la clasificaciσn de las partidas Ej. La partida 15 no es cuenta final; mientras que la Partida 150101 es cuenta final.
Luego de
ingresar estos datos, procedemos a Grabar
.
Como Modificar una Partida?
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a modificar Ej. Cod. 510101, luego pulsar en
aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego pulse del botσn Actualizar
,
y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar
Como Eliminar una Partida?
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a eliminar Ej.
Cod. 510101, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego
pulse del botσn Eliminar
.
Luego de ello escoja la opciσn Aceptar si es conveniente y la cuenta quedarα
eliminada, y no aparecerα en ningϊn reporte.
NOTA: Una Partida se podrα
eliminar siempre y cuando no este
ingresado ninguna informaciσn en la misma.
Ir a: Menϊ Principal Contabilidad Plan de Cuentas
Para empezar,
pulsar en Nuevo
,
luego proceder a ingresar los valores de:
En Cσdigo, ingresamos el cσdigo de la
Cuenta Contable que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el Plan
de Cuentas del Sistema..
En Nombre, Escribir el nombre de la
Cuenta Contable del cσdigo ingresado
En Cuenta Final, marcar con in clic si
es cuenta final de acuerdo con la clasificaciσn de las Cuentas Ej. La Cuenta Contable 1no es cuenta final; mientras que la
Cuenta 111.15.01 es cuenta final.
En Afectaciσn
Presupuestaria, se escoge la Partida Presupuestaria pulsando la tecla F2, siempre y cuando la cuenta creada
tenga afectaciσn presupuestaria segϊn la Normativa del SIGEF; caso contrario lo
dejamos en blanco, y procedemos a Grabar
.
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a modificar Ej. Cod. 111.15.01, luego pulsar en
aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta Contable. Luego pulse del botσn
Actualizar
,
y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a eliminar Ej.
Cod. 111.15.01, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta
Contable. Luego pulse del botσn Eliminar
.
Luego de ello escoja la opciσn Aceptar si es conveniente y la cuenta quedarα
eliminada, y no aparecerα en ningϊn reporte.
NOTA: Una Cuenta Contable se podrα
eliminar siempre y cuando no este
ingresado ninguna informaciσn en la misma.
Para el manejo del mσdulo de Contabilidad
procedemos hacer lo siguiente:
- Ingresar la Asignaciσn Presupuestaria del aρo de la
Instituciσn enviada por el Ministerio de Finanzas.
- Ingresar los Asientos Contables de (Apertura,
Financiero, Ajuste o Cierre), para obtener los respectivos informes.
IR a: Menϊ Principal Contabilidad Asignaciσn Presupuestaria
Procedimiento
De un clic en
Buscar Cuenta
,
y aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a buscar Ej. 15.01.01, luego pulse en aceptar y
obtiene los datos de la partida. Luego pulse en Actualizar
e ingrese el valor en el campo de Asig.
Inicial. Finalmente grabe los datos dando un clic en Grabar
.
Repita este
proceso con todas las cuentas de presupuesto que tengan valor asignado.
Luego de haber
ingresado toda la asignaciσn podemos revisar pulsando en el botσn Imprimir
,
para verificar si los datos fueron ingresados correctamente y por consiguiente
cuadran los Ingresos y Gastos presupuestados.
IR a: Menϊ Principal Contabilidad Diario General Integrado
Procedimiento
En la Ventana de
Diario General Integrado un clic en Nuevo
,
e ingresamos:
En Tipo de Movimiento. Dar un clic en
el botσn
,
y escogemos el tipo de asiento a ingresar dando doble clic o enter. Ej.
En Fecha Contabilizaciσn, ingrese la
fecha del asiento a realizar Ej. 02/01/2004
En Detalle, ingrese el Detalle o Glosa
del Asiento Contable
Luego de ello,
en el campo blanco de Cσdigo, dar un
clic en el botσn
,
y marque la cuenta que necesita con un clic, luego de un enter y ponga el
valor, dependiendo si es cuenta de debe o haber.
Repita este
proceso en la siguiente fila del diario. Luego de esto de un clic en Grabar
,
a lo que aparecerα el siguiente aviso:
Este cuadro nos
recordarα para hacer la afectaciσn presupuestaria si es necesario, caso contrario
pulsamos en sν para continuar.
Fig. Nro 1
Luego de
realizar el asiento contable y antes de grabar el mismo debemos en el caso que
se realice un asiento de compromiso; afectarlo al Presupuesto, para lo cual
hacemos lo siguiente:
Dι un clic en la
Cuenta Contable ingresada en el diario que signifique
un gasto (Fig. Nro 1.)
Ej. Materiales de Oficina, Pago de Agua, Luz,
Sueldos, Etc. Luego con los cursores del teclado recorrer hacia la derecha,
hasta la celda de Cσdigo Presupuesto.
Luego pulsar un clic en el botσn
,
e inmediatamente quedarα afectada presupuestaria mente la cuenta, como muestra
la (Fig. Nro. 2). Finalmente procedemos a Grabar
el asiento
Fig. Nro 2.
Cσmo Modificar un Asiento
Esta opciσn se
puede utilizar cuando deseemos modificar un valor en un asiento que ya estα
grabado. Para ello realizamos lo siguiente:
Dar un clic en
el botσn Actualizar
,
y aparece una ventana en la cual escriba el nϊmero de asiento a modificar,
escoja aceptar y se despliega el asiento a modificar.
Realice los
Cambios que sean necesarios y finalmente proceda a Grabar
.
La Presente
opciσn se puede utilizar cuando por un error ingresamos un asiento repetido por
ejemplo y deseamos eliminarlo. Para ello procedemos a realizar lo siguiente:
Dar un clic en
el botσn Eliminar
,
y aparece una ventana en la cual escriba el nϊmero de asiento a eliminar;
escoja aceptar y aparecerα otra ventana, la cual verifica si usted esta de
acuerdo de eliminar dicho asiento.
Escoja sν, si
estα de acuerdo y quedarα eliminado
El Botσn IVA 
Esta opciσn en
el Diario General Integrado nos permite realizar asientos en los cuales se hayan
realizado compras con IVA, y por consiguiente hayamos tenido que retener parte
de este Iva y tambiιn hayamos hecho tambiιn la retenciσn en la fuente.
Este botσn nos
va a permitir crear un Asiento modelo que serα de gran ayuda y se procede asi:
Dar un clic en
Nuevo
Luego dar un
clic en el botσn IVA
,
Presione F2 y
seleccione la cuenta de Gasto
Llene los datos
como:
Base Imponible
Ej. (350.00)
Monto Iva Ej.
(42)
% Retenciσn Iva
Ej. (30)
% Retenciσn
Fuente (1)
Pulsar en
Generar Asientos Contables
,
y se obtiene el siguiente asiento:
Luego de esto
podemos modificar lo que sea necesario y Finamente Procedemos a Grabar
Ir a: Diario General
Integrado Nuevo Ediciσn Copiar Asiento
Esta opciσn se
puede utilizar cuando se tengan asientos iguales Ej (Rol de Pagos) y son
extensos, para ello hacer lo siguiente:
- Pulsar el Diario General Integrado el botσn Nuevo
,
Luego
ir a Ediciσn Copiar Asiento.- Escriba el nϊmero de asiento a copiar Ej ( 2),
significa que voy a copiar el asiento 2 que ya lo tengo grabado en el
sistema, pulse en aceptar, y se obtiene el mismo asiento en el cual
podemos modificar lo que sea conveniente y posteriormente procedemos a
Grabar
La opciσn
asientos pendientes recopila Asientos Contables enviados desde los diferentes
mσdulos del sistema, hacia el mσdulo de Contabilidad como por Ej. (Asientos de
Roles de Pago, Rotaciσn de Inventarios). Para el envνo de estos asientos al
Diario General Integrado se realiza lo siguiente:
-
Ir a Diario General Integrado Asientos
Pendientes Imprimir y obtendrα el reporte de Asientos Pendientes
- Mire y recuerde el Nro. de asiento pendiente
Ej. Nro. Asiento (1).
- Salga del
Reporte dando un clic en el botσn
de la parte superior derecha σ pulsar
Alt + F4
- Ahora dι un clic en Nuevo
,
luego ir a Asientos Pendientes
Abrir; aparecerα una ventana en la cual escriba el Nro, Asiento
pendiente que mirσ anteriormente Ej. Nro Asiento (1). Luego escoja
aceptar.
- Realice los
cambios necesarios y Finalmente Grabar
el Asiento
Cσmo Utilizar el Comprobante de Egreso o
Ingreso de Caja
Ir a: Diario General
Integrado Comprobante Egreso de Caja
El Comprobante de Egreso/Ingreso es
una opciσn que nos permite imprimir dichos documentos de los movimientos
monetarios que se vayan dando en la instituciσn. A mαs de ello le permite
imprimir el cheque, registrar movimiento de proveedores, como asν tambiιn
registrar en el Mσdulo de Bancos del Sistema, para que posteriormente pueda revisar los saldos y movimientos
mediante la Conciliaciσn Bancaria.
Se procede de la siguiente manera:
En Fecha, ingresar la fecha de comprobante
El Beneficiario, pulsar la tecla F2 y escoger el proveedor,
*si no estα creado este, lo podemos
hacer desde Ediciσn Proveedor.
Escribir el Concepto del Comprobante
En Importe, escribir el valor que se pagσ
En Nro de Asientos, escribir el o los Nros de los asientos que
intervienen en este pago y que estαn grabados en el diario. Ej Asientos (2,3)
En Bancos Presione F2, y
escoger el banco con el cual se pago dicho comprobante.
*Si no esta creado, lo podemos hacer
desde Ediciσn Bancos
En Nro, de Cheque, ingrese el nϊmero de cheque con el que se pagσ
con el comprobante.
En Nro. Comp. Egreso, ingrese el nϊmero de comprobante con el que
se va a imprimir.
Luego de esto podemos mandar a
imprimir el Comprobante, pulsando en Imprimir
,
Tambiιn Podemos Imprimir el Cheque,
pulsando el botσn Imprimir Cheque
Si queremos registrar en el Mσdulo
de Bancos, pulsar en 
; este valor se ira acumulando en el mσdulo seρalado para
posteriormente ver informes de movimientos y tambiιn hacer la conciliaciσn bancaria.
Y si queremos registrar en modulo
de proveedores, pulsar en 
;este valor se registrara en el proveedor seρalado anteriormente.
Informes
Luego de realizar los Asientos en
el Diario General Integrado, podemos obtener Informes y reportes, tales como:
IR a: Diario General
Integrado Informes Diario General Integrado
- Ponga el
perνodo del cual queremos obtener el informe y dι un clic en Imprimir
,
obteniendo lo siguiente informe:
- Para imprimir
el reporte nuevamente dar un clic en Imprimir
,
y para salir pulsar el botσn
de la esquina superior derecha.
El procedimiento
es el mismo que el informe anterior y muestra los detalles de cada uno de los
asientos con sus respectivos valores totales. Obteniendo lo siguiente:
Ir a: Diario General
Integrado Informes Mayor General
- Este informe lo podemos imprimir en forma
General todos los mayores marcando la opciσn Todos los Mayores Generales y escribiendo un Perνodo σ, Cuenta por
cuenta escogiendo el Cσdigo que
queramos obtener y dar un clic en Imprimir
,
obteniendo lo siguiente:
Ir a: Diario General
Integrado Informes Estados Financieros
Contables/Presupuestarios:
Para Imprimir
todos los Balance y Cedulas Presupuestarias procedemos hacer lo siguiente:
- Escribir el perνodo del cual vamos a obtener los
informes, escribiendo la Fecha Inicial y Fecha Final,
- Marcar, dando un clic en el informe que queramos
obtener y,
- Pulsar en Imprimir
y de esta manera obtenemos los siguientes reportes:
Ej. Informe
del Balance de Comprobaciσn
Para salir del
Informe dar in clic en el botσn
de la parte superior derecha σ Alt + F4
Esta opciσn permite al usuario
verificar que los movimientos contables cuadren con los movimientos
presupuestarios como establece en ministerio de Economνa y Finanzas para lo
cual procedemos a realizar:
En los Informes de los Estados
Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:
Dar un clic en verificar Balance de
Comprobaciσn
y Obtenemos el siguiente reporte:
Este reporte nos permite comprobar
si las cuentas contables cuadran con las cuentas presupuestarias para lo cual
los dos valores tienen que ser iguales, o caso contrario puede que estι pasando
lo siguiente:
-
Si la Cuenta contable es mayor la Presupuestaria, nos da a
conocer el validador que faltan de realizar la afectaciσn presupuestaria en los
Asientos Contables de compromiso.
-
Si la Cuenta Presupuestaria es Mayor a la Contables el
validador los informa que estamos utilizando incorrectamente las cuentas para
realizar los asientos.
Esta opciσn permite al usuario
generar directamente desde el sistema los Archivos Planos para el envνo de
informaciσn Contables y Presupuestaria al Ministerio de Economνa y Finanzas:
En los Informes de los Estados
Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:
-
Escoger Balance de Comprobaciσn y seleccionar a 8 Columnas, a nivel 2, Todas las Cuentas y Sigef Integrador.
-
Dar un clic en el Botσn Archivos Planos 
- y aparecerα la
siguiente ventana:
En esta ventana seleccionar el
lugar en donde se va a generar los Archivos Planos y finalmente dar un clic en
Guardar e inmediatamente se generaran lo archivos Presupuestarios.
Ir a: Diario General
Integrado Informes Auxiliar de Ingresos/Gastos
Presupuestarios.
- Escoja la opciσn a imprimir, dando un clic en la
misma,
- Escribir el perνodo, es decir la Fecha de Inicio y
Fecha de Fin
- Luego dar un Clic en Imprimir
,
a lo que obtendremos lo siguiente:
Ir a. Menϊ Principal Contabilidad Aumento/Recorte de Presupuesto.
Procedimiento:
* Pulsar en
Buscar Cuenta
por Cσdigo,
* Ingrese el
cσdigo de Partida Presupuestaria y pulse en aceptar
* Pulse en el
botσn Actualizar
* Ingrese el
valor en el campo de Modificado
* Finalmente
pulsar en Grabar
.
Repita este
proceso con todas las partidas modificadas.
De un clic en
Buscar Cuenta
y escribir la cuenta presupuestaria en la cual fue ingresada incorrectamente el
valor.
Escribir la
Fecha exacta en la cual se ingreso dicho valor presupuestario
Escoger si el
dato ingresado fue Aumento o Recorte de Presupuesto
Finalmente dar
un clic en Eliminar Aumento/Recorte a lo que aparecerα un cuadro que verifica
la acciσn que vamos a realizar a lo que escogemos aceptar e inmediatamente se
eliminarα tal aumento o disminuciσn.
Ir a: Menϊ Principal Contabilidad Re-Ordenar Nro. Asientos
Esta opciσn nos
permite re-enumerar los asientos para que tengan secuencia con la fecha del
mismo, para lo cual se procede de la siguiente manera:
- Dar un clic en la opciσn Re-Ordenar Nro. Asientos,
y aparecerα la siguiente ventana.
- Luego elegir la opciσn Sν, para reordenar los
asientos que estαn ingresados en el sistema.
Luego de finalizar todo el trabajo contable,
procedemos a cerrar las cuentas de ingresos y gastos, elaboramos los estados
financieros, realizamos una copia de seguridad del trabajo realizado ya sea en
CD, Disquete y otro y procedemos a cerrar el perνodo.
El Presente programa al estar
elaborado de acuerdo con la normativa del Ministerio de Finanzas cumple
diferentes requisitos para elaborar los diferentes estados financieros tanto
Contables como Presupuestarios; bajo estos principios enuncio algunas
sugerencias para obtener un mejor resultado:
A) Principio del Compromiso y Devengado.- Para este principio la normativa establece que se debe una
instituciσn pϊblica cuando realice un ingreso o un gasto dos asientos el del
compromiso y el de cobro o pago. Para lo cual explicaremos con un ejemplo:
1.- Ejemplo.- Recepciσn de
Asignaciσn Presupuestaria
|
Ingresos -
Compromiso Debe
Haber Afectaciσn Pres.
113.15 C x Cob. Aporte Fiscal
Corriente 10000
 626.31.01 Aporte
Fiscal Corriente Gob. Central 10000
150101 Gob Central
- Cobro
111.03 Banco Central 10000
113.15 C x Cob. Aporte Fiscal
Corriente
10000
|
2.- Ejemplo.- Pago de servicios
Bαsicos
|
Gastos - Compromiso-
 634.01.01 Agua Potable
50 .530101Agua
Potable
213.53.01 C x Pag. Bienes y Servicios de
Consumo Proveedores 50
- Pago
213.53.01
C
x Pag. Bienes y Servicios de Consumo Proveedores 50
111.15.01 Banco Pichincha 50
|
B) Realizar en Correcta Forma los Asientos con retenciones de IVA y
Retenciσn en la Fuente
Cuando se realicen asientos de
Compra o venta en los cuales se realice retenciones del IVA o la Fuente se debe
considerar lo siguiente:
Las C x Cob IVA deben ser Iguales con las Cta. x Pag IVA
(Fisco + Proveedor)
1.- Ejemplo Se compran Materiales
de Oficina.
|
-Compromiso- Debe Haber Afectaciσn Pres.
 634.08.04 Materiales de Oficina 100.00 53.08.04
 113.81.01 C x Cob IVA 12.00 100%
 213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de
Consumo Proveedores 99.00
  213.53.02 C x Pag Bienes y Servicios de
Consumo Fisco IR 1.00 30%+ 70% = 100%
213.81.03 C x Pag IVA Fisco 30% 3.60
 213.81.02 C x Pag IVA Proveedores 70% 8.40 Valor
del Cheque
-
Pago de Materiales con Cheque Nro.50
Debe Haber
213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de
Consumo Proveedores 99.00
213.81.02 C x Pag IVA Proveedores 70% 8.40
 111.15.01 Banco
Pichincha 107.40 Valor del Cheque
|
C) Reversiσn de Asientos.- Cuando se vaya a realizar un asiento se
debe hacer en mismo asiento pero los valores deben ir con signos negativos
1.- Ejemplo: Se realiza la
anulaciσn del cheque emitido en el Asiento Anterior
|
-
Reversiσn del Cheque Nro 50 Debe
Haber
213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de
Consumo Proveedores - 99.00
213.81.02 C x Pag IVA Proveedores 70% - 8.40
111.15.01 Banco Pichincha - 107.40
|
D) Utilizar las Cuentas de Correcta
Forma, de acuerdo a los que indica la Normativa del Ministerio de Finanzas. E
aquν enumerarι algunas de las cuentas que nos servirαn de apoyo
Ingresos
|
Contracuenta Cta de Ingreso
Afectaciσn Presupuestaria
|
|
113.13 C x C Tasas y Contribuciones
623.01.06 Especies Fiscales 130106 Especies Fiscales
|
|
113.17 C x C Rentas de Inversiones y Multas 225.03.02
Rentas Anticipadas Edif. Loc,
Recid. 170202 Edificios Locales y Recidencia
|
|
113.15 C x C
Aporte Fiscal Corriente 626.31.01 Aporte Fiscal Corriente
Gob Central 150101
Gobierno Central
|
|
113.28 C x C
Aporte Fiscal Corriente
626.21.01 Aporte Fiscal de Inversion 280101
Gobierno Central
|
Gastos
|
Cta de Gasto Contracuenta Afectaciσn Presupuestaria
|
|
 633.0101 Sueldos 213.51.01
C x Pag Gastos Personal Nomina 510101
Sueldos
y
todo el grupo de la 633 213.51.03 C
x Pag Gastos Personal Aporte Seg Soc. Y
todo el grupo de la 51
213.51.04
C x Pag Gastos Personal Retenciones Varias
|
|
 634.01.01 Agua Potable 213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de Consumo
Proveedores 530101
Agua Potable
Y
todo el gripo de la 634 213.53.02 C
x Pag Bienes y Servicios de Consumo Fisco IR Y
todo el grupo de la 53
|
|
635.04.03 Comisiones Bancarias 213.57.01
C x Pag Otros gastos Financieros 5702
Comisiones Seg. y Otros gast.
|
|
 141.01.03 Mobiliarios 213.84.01 C x Pag Bienes de L/Duraciσn
Proveedores 840104 Mobiliarios
Y
todo el grupo de la 141 213.84.02 C x Pag Bienes de L/Duraciσn
Fisco IR Y todo el
grupo de la 84
|
|
151.51.07 Construcciones y
Edificaciones 213.57.01
C x Pag Obras Publicas
Contratistas 750107
Construcciones y Edificacion 213.57.02 C x Pag Obras Publicas Fisco
IR
|
1.- Ejemplo: Se Venden Especies
Fiscales
|
-Compromiso- Debe
Haber
113.13 C x Cob Tasas y
Contribuciones 25.00
 623.01 06 Especies
Fiscales 25.00 130106 Especies
Fiscales
-Cobro-
111.01 Cajas Recaudadoras 25.00
113.13 C x Cob Tasa y Contribuyentes 25.00
|
2.- Ejemplo: Se Paga Rol de Pagos
|
-Compromiso- Debe Haber Afectaciσn
Presup..
 633.01.01 Sueldos 4500.00 510101 Sueldos
 633.02.01 Bonificaciσn
Aρos de Servicio 350.00 510201 Bon. Aρos Serv
 633.02.02 Bonificaciσn
por Responsabilidad 250.00 510202 Bon Responsab
 633.03.07 Comisariato 5200.00 510307 Comisariato
 633.04.01 Cargas
Familiares 15.00 510401 Cargas Familiar
 633.06.01 Aporte
Patronal 290.00 510601 Aporte Patrona
213.51.01 C x Pag Gastos Personal
Nomina 9690.00
213.51.03 C
x Pag Gastos Personal Aporte Seg Social. 435.00
213.51.04 C x Pag Gastos Personal
Retenciones Varias 480.00
-Pago-
213.51.01 C x Pag Gastos Personal
Nomina 9690.00
111.03 Banco Central 9690.00
|
CAUSAS Y SOLUCIONES PARA CUADRAR
LOS ESTADOS FINANCIEROS
A) No
Cuadra el Estado Flujos de Efectivo con la Aplicaciσn del Superαvit o
Financiamiento del Dιficit.-
POSIBLES CAUSAS
1.-No se estαn Realizando en
correcta forma los Asientos de Compromiso es decir que puede que estιn haciendo
asientos tales como:
Asientos de Ingreso y Gastos sin
compromisos:
|
Recepciσn de Transferencia Debe Haber Afectaciσn Presup..
111.03
BANCO CENTRAL 10000.00
626.31.01 Aporte Fiscal Corriente 10000.00 150101 Gob Central
|
|
Pago de Viαticos
634.03.03
Viαticos y Subsistencias 35.00 530303 Viαticos y Subsisten
213.53.01 Bancos 35.00
|
OJO: Estos
movimientos no tienen el asiento de Compromiso
Soluciσn: Realizar el Asiento de
Compromiso y Luego el Asiento de Cobro
2.- Se estαn realizando de forma
incorrecta los Asientos de Reversiσn
Anulaciσn de Cheques
111.15.01 Banco del Pichincha 50
213.53.01 C x Pag Bienes y Serv. Consumo
Proveedores 50
OJO No se
debe reversar los asientos como en contabilidad General. Se debe realizar el
mismo asiento de Pago pero con Signos Negativos asν:
213.53.01 C x Pag Bienes y Serv. Consumo
Proveedores -50
111.15.01 Banco del Pichincha -50
Ir a: Menϊ Principal Control de Bancos asν:
Para trabajar
con este mσdulo procedemos a realizar lo siguiente:
·
Crear Bancos Comerciales
·
Realizar los Movimientos de Bancos
·
Realizar la Conciliaciσn Bancaria
Ir a: Menϊ Principal Control de Bancos Bancos Comerciales
Pulsar en Nuevo
,
e ingrese los datos:
En Cσdigo puede ingresar el cσdigo de
la Cuenta contable del banco
En Nombre, Escriba el nombre del banco comercial
En Nro. Cuenta, Escriba el nϊmero de la
cuenta bancaria.
En saldo, por lo general se empieza con
saldo cero(0). Finalmente clic en
Grabar
.
Ir a: Menϊ Principal Control de Bancos Movimientos de Bancos
En esta opciσn
nos permite ingresar todos los movimientos de dinero que se realiza en la
instituciσn con el objetivo de llevar un registro que vaya acorde con el
reporte del Banco con el que se trabaja. Y se realiza de la siguiente manera.
Dar un clic en
Nuevo
,
y
En Nro. Movimiento, el sistema le
enumera automαticamente
En Fecha, Escriba la fecha de la
Transacciσn
En Banco, seleccionar el banco dando un
clic en el botσn.
En Documento, escoger el documento que
se utilizσ en la transacciσn
Ingresamos el Nro. de Documento
En Concepto,
Escribir el motivo de la transacciσn.
En Importe, Ingresar el monto de la
transacciσn
El Nro de Orden de Pago es optativo, es
decir puede ir con el nϊmero de orden σ tambiιn puede ir con el nϊmero cero.
Luego de ingresar los datos, dar un clic en Grabar
.
Luego de
ingresar los movimientos podemos obtener un reporte del mismo, dando un clic en
imprimir
,
poniendo el perνodo y luego dar un clic en imprimir. Obteniendo el siguiente
reporte.
Ir a: Menϊ Principal Control de Bancos Conciliaciσn Bancaria
Esta opciσn nos
permite verificar los saldos de nuestro libro Bancos con respecto al corte de
Cuenta enviado por el Banco. Esta se procede de la siguiente manera.
Escribir el perνodo, es decir ponga la
Fecha de Inicio y Fecha de Fin a la que se va a realizar la conciliaciσn.
En Banco, Elija el banco con el cual
vamos a realizar la conciliaciσn dando un clic en el botσn.
En Saldo en Banco, escribir el saldo
del Corte del Banco
En Error en Bancos, escribir si el
corte tiene errores.
Dar un clic en
el boto Mostrar Movimiento de Bancos
,
e inmediatamente se despliega los movimientos realizados en este banco y en
este perνodo; comparamos los movimientos y si constan en la celda de control
escribir (1) o si no consta escribir el nϊmero cero (0) que da como resultado
un No
Luego de
realizar estos pasos podemos sacar el informe de la conciliaciσn bancaria dando
un clic en Imprimir
.
Aquν se registran todos los activos que son de consumo interno; pero que
se los registre como existencias y no como gastos.
Ψ
Para el manejo de Inventarios se procede hacer lo
siguiente
-
Crear Productos considerados inventarios de consumo
-
Realizar la Entrada de Productos cuando se realice la compra
de los productos.
-
Realizar la Salida de Productos en existencia hacia los
diferentes departamentos.
Crear
Productos Como Ingresar:
Menϊ
Principal Inventarios Productos
- Pulsamos NUEVO
y procedemos a ingresar los datos necesarios como:
En cσdigo que identifique al producto
En nombre
ingresamos el nombre del artνculo.
En Unidad Medida(caja, unidad, resma,
etc)
En Cσdigo Contable (cσdigo de la cuenta
de existencia de ϊtiles de oficina), grupo 131
En Cσdigo Salida (cσdigo de la cuenta
de gasto ϊtiles de oficina), Grupo 634
En
Incluye IVA marcamos si el producto incluye IVA si no incluye dejamos en
blanco y finalmente grabamos
. Para determinar el tipo de artνculo debemos
basarnos en los Art. 145 y 146 de la ley.
- Este
procedimiento realizamos con todos los
productos en existencia.
OBSERVACIΣN
Una vez grabada la informaciσn podemos modificar
algϊn artνculo digitando el botσn actualizar
,
una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a grabar
.
De igual
manera se podrα eliminar artνculos digitando la tecla eliminar
cuando por algϊn motivo los hayamos ingresado en forma equivocada
Entrada de Productos
Para
su ingreso se procede: Menϊ Principal
Inventarios Entrada de
Productos
Para realizar la Entrada de Productos se procede a:
- Dar clic
con el ratσn en el botσn Nuevo
- En
Nro.Igreso el sistema le proporciona automαticamente el nϊmero.
- En Fecha,
escriba la Fecha de adquisiciσn de los productos.
- Luego en el campo Cσdigo Producto, dar un clic en el botσn
,
y se nos aparece el listado de los productos creados anteriormente,
escogemos el producto con el ratσn dando un clic
y luego digitamos la tecla enter. El producto escogido automαticamente se
transfiere al cuadro principal, seguido digitamos cantidad, precio
unitario y automαticamente sale el total;
con el cursor bajamos a la otra fila y seguimos ingresando los
bienes de consumo que consten en la factura de compra.
- Finalmente pulsar en Guardar
,
para guardar lo ingresado.
Salida de Productos
Para
su Ingreso se procede: Menϊ Principal Inventarios
Salida de Productos
Para realizar la
salida de los productos se realiza lo siguiente:
- Dar clic
con el ratσn en el botσn Nuevo
- En
Nro.Egreso el sistema le proporciona automαticamente el nϊmero.
- En
Responsable, pulsar botσn
,
y escoger el responsable de la salida de productos.
- En
Departamento, pulsar botσn
,
y escoger el departamento a donde se destinan los productos de la presente
salida.
- En Fecha,
escriba la Fecha en la cual se estα haciendo la salida de los productos.
- En
Nro.Comprobante escribimos el nϊmero de comprobante de salida
- En el campo de Cσdigo
Producto: Dar un clic en el botσn
,
y se nos aparece el listado de los productos ingresados anteriormente,
escogemos el producto con el ratσn dando un clic
y luego digitamos la tecla enter. El producto escogido automαticamente se
transfiere al cuadro principal, seguido digitamos cantidad, precio
unitario y automαticamente obtenemos el total; con el cursor bajamos a la otra fila y seguimos ingresando
los bienes de consumo que necesitemos sacar del inventario.
- Finalmente pulsar en Guardar
,
para guardar la salida de productos.
- Para salir de la
pantalla pulsamos en Cerrar
Informes
Luego de
realizar el Ingreso de Productos y Salida de Productos, podemos obtener
informes como: Kardex, Salidas e Informes de Productos.
Kardex
Esta opciσn nos
permite visualizar el movimiento de un producto en un perνodo determinado, para
lo cual en el campo de Productos
damos un clic en
y escojemos el producto que desamos obtener el Kardex, digitamos las fechas de
inicio y fin de movimiento, luego damos un clic en
y
obtenemos el siguiente reporte:
Reporte de Productos
Esta opciσn nos
permite observar datos generales de los productos creados.
Marcamos lo que
deseamos observar e imprimir y damos un clic en
,
obteniendo lo siguiente:
v
CONTROL DE EXISTENCIAS
Aquν registramos
los productos que no cumplen con las caracterνsticas de ser activos fijos y que
se encuentran sujetos a control de la Contralorνa General del Estado.
Existencias
Pulsar un clic
en Nuevo
y procedemos:
En Cσdigo poner el cσdigo del producto
En Nombre poner su descripciσn.
En Cantidad digitamos la cantidad total
de bienes que existen en un departamento.
En Precio Total escribir el valor total
de los productos.
En Departamento, seleccionamos el
lugar.
En Responsable escoger quien es el
responsable del producto creado.
Pulsar el botσn
para guardar
los datos ingresados.
Una vez grabada la
informaciσn podemos modificar algϊn
artνculo digitando la tecla actualizar
,
una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a grabar
.
De igual manera se podrα eliminar artνculos digitando la tecla eliminar
cuando por algϊn motivo los hayamos ingresado en forma equivocada
Para salir de la pantalla pulsamos en Cerrar
Informes: Menϊ
Principal Control de
Existencias Informes
Este informe nos permite vitalizar todos los productos creados en este
mσdulo, la ubicaciσn y los responsables de los mismos.
Escogemos la opciσn para sacar el reporte y pulsamos con el raton en
Ejemplo: Para imprimir una lista general, marcamos la opciσn General y
pulsamos el botσn
,
Obteniendo el siguiente reporte:
v
ROL DE PAGOS
Este mσdulo nos
permite elaborar los Roles de Pago de:
- Planta Administrativa (por nombramiento o Contrato)
- Planta Docente (por nombramiento o Contrato)
Como resultado
de ello, este Mσdulo nos permite Imprimir Los Roles: General e Individual,
Decimos, Bono Trimestral, asν como tambiιn le realiza el asiento de Rol de
Pagos administrativo y docente.
:
PLANTA ADMINISTRATIVA
Para elaborar
Roles de Pago realizamos los siguientes pasos:
1. Crear
Empleados o Docentes y sus Cargas Familiares
2. Verificar
los Valores Generales
3. Identificar
que Rubros intervienen para el Cαlculo del Dιcimo Tercer Sueldo
4. Visualizar
el Rol de Pagos
- Crear
Empleados y sus Cargas Familia
Ir
a: Menϊ Principal Roles de Pago Planta Administrativa/Planta Docente Empleados
Para empezar,
pulsar en Nuevo
,
proceder a ingresar los datos.
- En Nombres
ingresar los nombres del empleado
- En Apellidos
ingresar los Apellidos del empleado
- En Cιdula
ingrese la cedula de ciudadanνa, permiso o pasaporte
- En Fecha de
Ingreso, escribir la fecha de ingreso al Magisterio. Ej. 02/01/1985
- En Cargo
Ingresar el cargo que desempeρa actualmente.
- En A
Contrato, marcar si el empleado estα a contrato σ caso contrario lo
dejar en blanco.
- En
Nro.Partida, ingrese el nϊmero de partida
- En Tνtulo,
ingresar la profesiσn o tνtulo del empleado.
- En
Provincia, Barrio/Sector, Calle, Nro.Casa; ingresar los datos de
residencia actual de cada empleado
- En Telιfono,
escribir el nϊmero telefσnico del empleado Ej. 03-741258 σ 022363771
- En E-Mail
ingresar el e-mail del empleado si tiene o caso contrario dejar en blanco.
Luego de
ingresar los datos, procedemos a Grabar
,
y se va activar el botσn
;
pulsamos este y se nos aparece la siguiente pantalla.
Para empezar
pulsamos en Nuevo
y procedemos a ingresar los datos de las personas que reprendan cargas
familiares asν:
- En Nombres, ingresamos Nombres y
Apellidos de la carga familiar
- En Fecha de Nacimiento, escribir la
fecha de nacimiento de la Carga y obtenemos la edad.
- En Obligatorio, marcar si recibe
subsidio familiar permanentemente Ej. Esposa, hijo minusvαlido.
- En Sub. Educaciσn, marcar si la carga
es mayor de 5 o menor de 18 aρos, caso contrario dejarlo en blanco; luego
ingresar los datos Grabar
Para salir de
la pantalla pulsamos en el botσn Cerrar
2. Verificar Valores Generales
Ir a: Menϊ Principal Rol de Pagos Planta Administrativa
Valores Generales
En esta pantalla
se muestra en la parte superior, los beneficios que por ley pertenece en un rol
de pagos, para modificar algϊn valor pulsamos
y cambiamos el valor que deseemos y luego Grabar
.
En la parte
inferior se muestran las cuentas que se han de utilizar al realizar el rol de
pago.
3. Identificar los Rubros que intervienen en el Cαlculo del Dιcimo
Tercero
Ir a: Menϊ Principal Rol de Pagos Planta Administrativo
Valores Para Dιcimo 3ro
En esta pantalla
verificamos los rubros que intervienen en el cαlculo del Dιcimo Tercero pagado
en el mes de Diciembre de cada aρo.
Para modificar
un valor, pulsamos en Actualizar
, marcamos los valores que sean necesarios y
finalmente Grabar
.
Para salir pulsamos el botσn Cerrar
.
4. Visualizar el Rol de Pagos
Ir a:
Menϊ Principal Rol de
Pagos Planta Administrativa Calcular Rol de Pagos
En este cuadro
podemos visualizar y modificar los rubros de
Ingresos si es necesario; luego nos trasladamos hacia los Egresos y de
igual manera visualizamos y modificamos si es necesario.
Luego de
Verificar que los ingresos y los Egresos son los correctos y estamos de acuerdo
con el total a Pagar; procedemos a Grabar
uno por uno el rol de cada empleado.
Luego de
realizar grabar los datos podemos imprimir desde de la opciσn Archivo lo siguiente:
- Imprimir Roles
Elaborados
-
General, Imprime
el rol General
-
Individual, Imprime
el rol Individual para cada empleado directamente.
- Imprimir Todos los
Cheques
- Imprimir Dιcimo 3ro
- Eliminar roles
elaborados, esta opciσn permite
eliminar los roles de un mes que ya fueron impresos y contabilizados.
Opciσn Ejecutar
Ir a: En el Rol de Pagos ir a ejecutar
En esta opciσn podemos:
* Guardar Roles para el cαlculo del
Dιcimo 3ro y para recuperarlos posteriormente.
* Contabilizar el rol en el Diario.
Esta opciσn nos permite generar un asiento contable del rol.
Este asiento que se podrα recuperar
en el diario general integrado a traves de Asientos Pendientes.
* Recuperar roles guardados de
meses anteriores. Por medio de esta opciσn podemos recuperar roles anteriores e
imprimirlos.
* Eliminar Roles de Pagos
Almacenados. Esta opciσn elimina todos los roles que fueron almacenados
anteriormente.
ROL DE PAGOS PLANTA DOCENTES
Para elaborar
Roles de Pago realizamos los siguientes pasos:
- Crear Empleados o Docentes y sus Cargas Familiares
- Verificar la Tabla de Sueldos
- Verificar los Valores Generales
- Identificar que Rubros intervienen para el Cαlculo
del Dιcimo Tercer Sueldo
- Visualizar el Rol de Pagos
- Crear Docentes y sus Cargas Familiares
El procedimiento
para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el
Personal Administrativo con la diferencia que en que en la tabla de Personal
Docente se incluye la Categorνa
, para lo cual damos un clic en el botσn
y elegir la categorνa del empleado y el
%Funcional
,
la cual se realiza de la misma manera que el campo anterior.
- Verificar la Tabla de Sueldos
Ir
a: Menϊ Principal Rol de Pagos Planta Docente Tabla de Sueldo
- Para modificar los valores de las Categorνas,
pulsamos un clic en Actualizar
,
cambiamos los valores que sean necesarios y finalmente Grabar
.
Para salir pulsar el botσn Cerrar
.
- Verificar
los Valores Generales
El procedimiento
para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el
Personal Administrativo.
- Identificar
que Rubros intervienen para el Cαlculo del Dιcimo Tercer Sueldo
El procedimiento
para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el
Personal Administrativo.
- Visualizar
y Gravar Rol de Pagos
El procedimiento
para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el
Personal Administrativo
OTRAS OPCIONES DEL MODULO ROL DE PAGOS
Bono Trimestral
Ir
a: Menϊ Principal Rol de Pagos Planta Administrativa Calcular Bono Trimestral.
- Esta ventana nos permite visualizar, guardar e imprimir los diferentes dιcimos de
cada empleado.
SISTEMA DE
PAGOS INTERBANCARIOS
Esta opciσn nos permite Generar la
Nomina Dbf para realizar los archivos
en el Programa del Banco Central para el pago mediante el sistema interbancario
a cada una de las cuentas de los empleados pϊblicos de todos los pagos que se
los realice como por ejemplo.
PAGAR SUELDOS DE UN MES DETERMINADO
Para ello se deberα realizar lo siguiente:
- Ingresar todos los datos completos del personal
tanto de los docentes como empleados.
- Realizar los roles de pago de todo el personal.
3.
Guardar los roles realizados desde la opciσn Ejecutar Guardar Roles de Pago
4. Ir a: Menϊ Principal Rol de Pagos Sistema de Pagos Interbancarios se Obtiene:
5. Es este
cuadro procedemos a:
En Pago Mensual: Escribir el Mes y
Aρo del cual se va a realizar la Nσmina dbf del personal.
En Concepto de pago: Escoger el
concepto de pago Ej. Gastos en Personal
Podemos visualizar la Nσmina
generada dando un clic en 
para verificar que los datos estαn
correctamente ingresados (opcional).
6. Luego dar un
clic en Generar Nσmina dbf 
a lo que aparecerα el siguiente cuadro:
En este cuadro escoger el lugar en
donde vamos a guardar la nσmina dbf del rol de pagos del personal y luego damos
un clic en guardar. Aparecerα un mensaje a lo que damos clic en Si y tambiιn otro cuadro a lo que
daremos otro clic en aceptar; inmediatamente quedarα generada la Nσmina dbf .
Luego en Escritorio del computador escogemos la Carpeta SPI_SP y no s aparece
el siguiente cuadro:
Ejecute programa del Banco Central
y genere la Solicitud y el Archivo
SPI_SP para imprimir la solicitud
y grabarlo en el disquete el archivo Spi_sp
.
OTROS GASTOS
Tambiιn la opciσn Sistema de Pagos
Interbancarios del sistema de contabilidad permite al usuario realizar otros
gastos aparte del rol de pagos y se procede de la siguiente manera:
Ir a: Menϊ Principal Roles de Pago Sistema de Pagos Interbancarios y escoger la opciσn Otros Gastos a lo que aparecerα el
siguiente cuadro.
En este cuadro realizamos lo
siguiente:
En Concepto, Escoger el concepto de
Pago
En Detalle Escribir el motivo de
pago que se va a realizar.
Penemos el monto de pago que de va
a realizar y,
Finalmente realizamos el mismo
procedimiento a partir del Paso 6 del
anterior Sistema de pagos Interbancarios.
OTRAS
OPCIONES DEL SISTEMA
El presente
sistema le permite a usted obtener respaldos de la informaciσn, en cualquier
momento asν como tambiιn pasar los informes a otros programas como es el
Microsoft Excel entre otras como las siguientes.
COMO RESPALDAR LA INFORMACIΣN EN UN
MEDIO MAGNΙTICO
Ir a: Icono de entrada Control de Acceso Respaldar y seguir los siguientes pasos:
1.
Escribir el Periodo a Respaldar
2. Dar clic en Utilidades Respaldar Base de Datos Fig1 y se
obtiene la Fig2
2. Marcar la direcciσn de la base
de datos (flecha1) que aparece en el cuadro con un clic y pulsar en botσn
3. En la Fig.3 Escoger en donde va
respaldar la informaciσn y luego pulse en 
4. Finalmente aparece un cuadro de
dialogo Fig.4; pulse en 
,
y quedarα respaldada la informaciσn.
Fig. 1
Fig. 3
Fig. 2
Fig. 4
COMO DESCOMPRIMIR UNA BASE DE DATOS EN
EL SISTEMA
Ir a: Icono de entrada Control de Acceso Utilidades Recuperar Base de Datos seguir los siguientes pasos:
·
Dar clic en Utilidades Recuperar Base de Datos se
obtiene el siguiente cuadro
1.
Dar clic en Utilidades, Recuperar Base de Datos (Ver Fig.1) y busque en
donde se encuentra la base a
descomprimir en el Fichero a Descomprimir. (Ver Fig. 2)
Ej. A/Contabilidad 20 ago-2003
Fig. 3
2.
Direccionar en donde se va descomprimir, para ello realice lo siguiente:
-
Dar un clic en el botσn y direccional a la unidad C
-
Dar doble clic en 
y escoja la carpeta de la unidad en la que
desea descomprimir (Ver Fig.6)
-
Finalmente pulsar en el botσn
para descomprimir
-
Luego aparecerα un cuadro de dialogo a lo cual pulse en 
COMO ENVIAR UN INFORME A FORMATO DE MICROSOFT EXEL
Cualquier informe que se obtenga
del sistema puede ser trasladado o grabado en formato de Excel a cualquier
medio magnιtico, esto se lo realiza de la siguiente forma.
-
En cualquier informe dar in clic en el botσn
y aparecerα el siguiente cuadro.
-
En Formato escoja el formato Excel 5.0 (XLS) y luego pulsar
en
.
-
Aparecerα la siguiente ventana en la cual damos la direcciσn a
guardarse de la siguiente manera.
Por ejemplo lo direccionar a la
unidad 
y luego dar clic en 
Finalmente el reporte quedarα
grabado en el disquete en formato de Excel.
Nota: Los reportes se podrαn grabar en formato de Excel en
cualquier unidad del computador.
MODULO DE NO CONTABLE
Ir a: Menϊ Principal No Contable asν:
Dentro de este
modulo encontramos lo siguiente:
- Asignaciσn Presupuestaria
- Asiento Inicial
- Asiento de Cierre
- Plan de Cuentas
- Partidas Presupuestarias
- Ingresos
- Gastos
- Pagos
- Aρos Anteriores
- Caja Chica
- Transferencias Bancarias
- SRI
- Retenciσn en la Fuente
- Retenciones con Relaciσn de Dependencia
- Retenciones del IVA
- Validadores Contables
- Informes
OPCION DE
ASIGNACION PRESUPUESTARIA
Dentro de esta
opciσn realizamos el ingreso del (PRESUPUESTO
ANUAL) el que vamos a utilizar en el transcurso de todo el aρo.
Ir a: Menϊ Principal -
No Contable - Asignaciσn
Presupuestaria y despliega la siguiente pantalla.
Luego que nos
despliega la pantalla anterior buscamos las Partidas Presupuestarias que vamos
a utilizar, podemos buscar las partidas de tres maneras:
- Desplegamos el cursor sobre cualquier celda y con
las flechas del teclado buscamos la partida que necesitamos y procedemos a
ingresar el valor correspondiente.
- Otra forma de buscar es por la barra de
desplegamiento que se encuentra al lado derecho de la ventana.
- Si sabemos los cσdigos de las partidas nos vamos a
la parte inferior izquierda de la ventana Buscar por Cσdigo y digitamos el cσdigo de la partida y automαticamente aparece
en la pantalla.
Despuιs que
ingresamos las partidas tanto de ingresos como de gastos verificamos que cuadre
los totales de ingresos y totales de gastos
OPCIΣN
DEL ASIENTO INICIAL O ASIENTO DE APERTURA
En esta opciσn
ingresamos el asiento de apertura con el que vamos a iniciar el aρo actual
Ir a: Menϊ principal No
Contable Asiento Inicial y nos despliega la siguiente pantalla:
Luego que
despliega la pantalla anterior vamos a actualizar 
hacemos clic y procedemos a ingresar lo
siguiente:
En fecha Contabilizaciσn,
Ingresamos la fecha del asiento de Apertura o Inicial 
Detalle, Ingresamos el detalle
de lo que se trata la transacciσn en este caso Asiento de Apertura.
En Numero de Asiento, El sistema
Ingresa el numero automαticamente 
Ya una vez que
hemos ingresado los datos necesarios vamos a ingresar las cuentas de Activo,
Pasivo y Patrimonio, y Buscamos las cuentas de la siguiente manera:
1. Desplegamos
el cursor sobre cualquier celda y con las flechas del teclado buscamos la
Cuenta Contable que necesitamos y procedemos a ingresar el valor
correspondiente.
2. Otra
forma de buscar es por la barra de desplegamiento que se encuentra al lado
derecho de la ventana.
3. Buscar por Cσdigo , Si sabemos
los cσdigos de las partidas nos vamos a la parte inferior izquierda de la
ventana y digitamos el cσdigo de la partida y automαticamente aparece en la 
Luego Procedimos
a Grabar 
y verificamos que tanto el debe como el haber
deben ser igual y el saldo debe estar en cero 
ASIENTO
DE CIERRE
Para realizar el
asiento de cierre ingresamos por el - No Contable Asiento de Cierre y aparece
la siguiente pantalla
Luego presionamos
SI y aparece lo siguiente:
Con esta opciσn
procedemos a cerrar todas las cuentas de; Cuentas por Cobrar y Cuentas por
Pagar.
OPCΣN DE
PLAN DE CUENTAS.
Ir a: Menϊ Principal No Contable Plan de Cuentas
Como
Crear, Modificar o Eliminar el Plan de Cuentas
Como Crear una Cuenta Contable?
Para empezar,
pulsar en Nuevo
,
luego proceder a ingresar los valores de:
En Cσdigo, ingresamos el cσdigo de la
Cuenta Contable que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el Plan
de Cuentas del Sistema..
En Nombre, Escribir el nombre de la
Cuenta Contable del cσdigo ingresado
En Cuenta Final, marcar con in clic si
es cuenta final de acuerdo con la clasificaciσn de las Cuentas Ej. La Cuenta Contable 1no es cuenta final; mientras que la
Cuenta 111.15.01 es cuenta final.
En Afectaciσn
Presupuestaria, se escoge la Partida Presupuestaria pulsando la tecla F2, siempre y cuando la cuenta creada
tenga afectaciσn presupuestaria segϊn la Normativa del SIGEF; caso contrario lo
dejamos en blanco, y procedemos a Grabar
.
Como Modificar una Cuenta Contable?
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a modificar Ej. Cod. 111.15.01, luego pulsar en
aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta Contable. Luego pulse del botσn
Actualizar
,
y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar
Como Eliminar una Cuenta Contable?
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a eliminar Ej.
Cod. 111.15.01, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta
Contable. Luego pulse del botσn Eliminar
.
Luego de ello escoja la opciσn Aceptar si es conveniente y la cuenta quedarα
eliminada, y no aparecerα en ningϊn reporte.
NOTA: Una Cuenta Contable se podrα
eliminar siempre y cuando no este
ingresado ninguna informaciσn en la misma.
OPCIΣN DE
PARTIDAS PRESUPUESTARIAS
Ir a: Menϊ Principal No Contable Partidas Presupuestarias.
Como
Crear, Modificar o Eliminar Partidas Presupuestarias:
Como Crear una Partida?
Para empezar,
pulsar en Nuevo
,
luego proceder a ingresar los valores de:
En Cσdigo, ingresamos el cσdigo de la
partida que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el plan de
Cuentas Presupuestarias del Sistema..
En Partida, Escribir el nombre de la
partida del cσdigo ingresado
Unidad
Ejecutora, El sistema automαticamente
ingresa la unidad ejecutora
En Cuenta Final, marcar con un clic si
es cuenta final de acuerdo con la clasificaciσn de las partidas Ej. La partida 15 no es cuenta final; mientras que la Partida 150101 es cuenta final.
Luego de
ingresar estos datos, procedemos a Grabar
.
Como Modificar una Partida?
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a modificar Ej. Cod. 510101, luego pulsar en
aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego pulse del botσn Actualizar
,
y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar
Como Eliminar una Partida?
Dar un clic en
Buscar
,
luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el cσdigo a eliminar Ej.
Cod. 510101, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego
pulse del botσn Eliminar
.
Luego de ello escoja la opciσn Aceptar si es conveniente y la cuenta quedarα
eliminada, y no aparecerα en ningϊn reporte.
NOTA: Una Partida se podrα
eliminar siempre y cuando no este
ingresado ninguna informaciσn en la misma.
OPCIΣN DE INGRESOS
COMO REALIZAR ASIENTOS CONTABLES DE INGRESOS
OPCIΣN
DE GASTOS
Bienes
y Servicios de Consumo
COMO REALIZAR ASIENTOS CONTABLES DE GASTOS
Luego de esto podemos mandar a
imprimir el Comprobante, pulsando en Imprimir
,
Tambiιn Podemos Imprimir el Cheque,
pulsando el botσn Imprimir Cheque
Si queremos registrar en el Mσdulo
de Bancos, pulsar en 
; este valor se ira acumulando en el mσdulo seρalado para
posteriormente ver informes de movimientos y tambiιn hacer la conciliaciσn
bancaria.
Y si queremos registrar en modulo
de proveedores, pulsar en 
; este valor se registrara en el proveedor seρalado anteriormente.
COMO GENERAR ANEXOS
Ir a: Anexos 
donde
aparecerα la siguiente figura:
En Cσd. Transacciσn.- Pulsar F2 del Teclado
y escoger en tipo de proveedor y luego dar un Enter.
En RUC/CI Proveedor o Cliente.- Pulsar F2 y Escoger el
cliente al cual se hizo la compra o Venta.
En Cod. Tipo Comprobante.- Pulsar F2 y escoger el Documento
con el cual se hizo la transacciσn.
OJO: Solo las Facturas y
Liquidaciσn de Bienes o Prestaciσn de Servicios son objeto de Crιdito
Tributario para la devoluciσn del IVA en las entidades del Sector Pϊblico.
En Nro. Serie Comprobante.- Este Nϊmero el Sistema lo
ingresa directamente; nosotros simplemente miramos el Campo y Pasamos a la
siguiente celda.
En Nro. Secuencial Comprobante.- En este campo Escribir el
Nro. De Factura con la cual se Hizo la transacciσn.
En Nro. Autorizaciσn.- Este Nϊmero el Sistema lo ingresa
directamente; nosotros simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente
celda.
En Ident. Crιdito Tributario o Gasto.- Pulsar F2 y Escoger
este tipo de identificaciσn dando un enter.
OJO: Recomendable el
Cod. 01 - Crιdito Tributario para la declaraciσn del IVA
En Monto ICE.- Escribir el valor de ICE en el caso de los
productos que graban este impuesto, caso contrario dar un enter para pasar al
siguiente campo.
En Transacciσn Derecho Devoluciσn.- Marcar con el Ratσn si
se va a pedir la devoluciσn.
En Cσdigo.- Pulsar
F2 y escoger el tipo de movimiento
de la transacciσn. Ej.
323
Por otras Transacciones de Bienes Activos Fijos (Solo
aρo>=2002)
325 Por otras
Transacciones de Bienes Activos Corrientes (Solo aρo>=2002)
327 Por otras
Transacciones de Bienes Servicios (Solo aρo>=2002)
Finalmente Grabar la Transacciσn
dando un clic en Grabar
Como
Generar Retenciones .
Ir a: 
,
luego despliega la siguiente pantalla
Luego hacemos clic en Imprimir 
y nos despliega el siguiente reporte:
Este informe nos sirve como modelo
de la retenciσn del IVA y de Impuesto a la Renta par ingresar estos datos en
los comprobantes de retenciσn de cada instituciσn. Este Comprobante no es
Valido.
OPCION DE REMUNERACIONES
Dentro de esta opcion registramos asientos de pago por
Remuneraciones del Personal Administrativos y Vocales
Ir a: Menϊ Principal
No Contable Gastos - Remuneraciones
Ya desplegada esta pantalla
hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: El dνa, el mes y el
aρo que se va a realizar el
pago 
Concepto: Ingresamos el
detalle del pago que realizamos
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.
Base Imponible: El valor de la base imponible sin incluir el
IVA, ya que el sistema Automαticamente le calcula.
% Retenciσn Fuente: Hacemos
clic en 
y seleccionamos el %
de retenciσn Impuesto a la Renta
% Retenciσn IVA: Hacemos
clic en 
y seleccionamos el %
de retenciσn del IVA
Ya ingresado los datos requeridos
mandamos a grabar 
y automαticamente
sale esta pantalla
y damos AceptAR
OPCIΣN DE PAGOS
Ir a: Menϊ Principal - No Contable -
Pagos
Dentro de esta opciσn realizamos asientos de pagos que se
realizaron en dνas anteriores o quedaron comprometidos y no fueron pagados .
Ir a: Menϊ Principal No Contable
Pagos - Pendientes
Ya desplegada esta pantalla
hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: El dνa, el mes y el
aρo que se va a realizar el
pago 
Nro. Asiento: En esta
opciσn hacemos clic en 
y despliega todos los
asientos que estαn pendientes de pago y seleccionamos el numero del asiento de
el devengado para que realice el pago. 
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.
Ya ingresado los datos requeridos
mandamos a grabar 
y automαticamente
sale esta pantalla
En esta opciσn nos permite realizar asientos de
pago del IESS.
Ir a: Menϊ Principal No Contable Pagos IESS.
Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar
el pago 
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.
Concepto: Ingresamos el detalle del pago que
realizamos
Valor: Ingresamos el valor del pago.
Y a continuaciσn
grabamos 
y despliega la
pantalla siguiente
y finalmente aceptamos.
En esta opciσn nos permite realizar asientos de
pago de Retenciones Varias.
Ir a: Menϊ Principal No Contable Pagos
Retenciones Varias.
Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar
el pago 
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.
Concepto: Ingresamos el detalle del pago que
realizamos
Valor: Ingresamos el valor del pago.
Y a continuaciσn
grabamos 
y despliega la
pantalla siguiente
y finalmente aceptamos.
En esta opciσn nos permite realizar asientos de
pago de Impuestos.
Ir a: Menϊ Principal No Contable Pagos
Impuestos.
Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar
el pago 
Concepto: Ingresamos el detalle del pago que
realizamos
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.
Cuentas por Pagar: Hacemos clic 
y nos
despliega todas las cuentas por pagar y seleccionas las cuentas que vamos a
pagar y el valor respectivo de cada cuenta y finalmente grabamos
y despliega la pantalla siguiente
Y aceptamos
OPCIΣN DE AΡOS ANTERIORES
Dentro de esta opciσn podemos registrar asientos de cobros o pagos de
cuentas de aρos anteriores, nos ingresamos de la siguiente manera:
Ir a: Menϊ Principal No Contable Aρos Anteriores.
Como realizar Asientos de
Cobros
Ir a: Menϊ Principal No Contable Aρos Anteriores Cobros
Ya desplegada
esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos
la fecha del cobro 
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco donde ingresa el dinero.
Concepto: Ingresamos el detalle del ingreso que
realizamos
Valor: Ingresamos el valor del ingreso y finalmente
grabamos 
y despliega la pantalla siguiente.
y damos clic en
aceptar.
Ir a: Menϊ Principal No Contable Aρos Anteriores.
Como realizar Asientos de
Pagos
Ir a: Menϊ Principal No Contable Aρos Anteriores Pagos
Ya desplegada
esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos
la fecha del cobro 
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que se va a pagar.
Concepto: Ingresamos el detalle del pago que
realizamos
Valor: Ingresamos el valor del pago y finalmente
grabamos 
y despliega la pantalla siguiente.
y damos clic en aceptar.
OPCIΣN DE CAJA CHICA
Ya desplegada
esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos
la fecha del cobro 
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que se va a pagar.
Concepto: Ingresamos el detalle del pago que
realizamos
Valor: Ingresamos el valor del pago y finalmente grabamos 
y despliega la pantalla siguiente.
y damos clic en aceptar.
Ya desplegada
esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos
la fecha del cobro 
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que se va a ser el aumento de caja chica.
Concepto: Ingresamos el detalle del aumento que
realizamos
Valor: Ingresamos el valor del pago y finalmente grabamos 
y despliega la pantalla siguiente.
y damos clic en
aceptar.
Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar
el pago 
Concepto: Ingresamos el detalle del pago que
realizamos
Cuenta del Banco: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.
Cuentas de Gasto: Hacemos clic 
y nos despliega
todas las cuentas por pagar y seleccionas las cuentas que vamos a pagar y el
valor respectivo de cada cuenta y finalmente grabamos
y despliega la pantalla siguiente
y damos aceptar.
OPCION DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS
Ir a: Menϊ Principal No Contable Transferencias Bancarias y
despliega la siguiente pantalla
Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo 
e ingresamos los
datos siguientes:
Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar
la transferencia 
Banco Origen: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco de donde sale el dinero.
Banco Origen: Hacemos clic en 
y despliega
todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco a donde va a ingresar el
dinero.
Concepto: Ingresamos el detalle de la transferencia
que realizamos y grabamos 
y damos aceptar.
SRI TALON RESUMEN
Con la opciσn del SRI el programa nos ofrece el talσn
Resumen de los anexos, tanto del impuesto a la Renta como del IVA, par esto,
ingresamos por el No Contable - SRI Talσn Resumen:
IMPUESTO A LA
RENTA
Damos clic en Impuesto a la Renta y obtenemos la siguiente
pantalla:
ponemos el aρo al que corresponde la informaciσn y le damos
clic en el icono guardar 
lo cual
nos genera los archivos necesarios ya validados y listos para enviar al
Servicio de Rentas Internas, como se presenta a continuaciσn
Buscamos el directorio en el cual se guardarα la
informaciσn, gravamos en el disket y enviamos al SRI.
IVA
Para obtener el Talσn Resumen del IVA damos clic en No
Contable SRI Talσn Resumen Iva y aparece la siguiente pantalla:
Colocamos el mes y
el aρo al que corresponde la informaciσn y le damos un clic en el icono guardar 
de esta manera obtenemos los archivos
necesarios, la informaciσn validada y
lista para enviar al SRI como se muestra a continuaciσn.
gravamos la
informaciσn en un disket y enviamos la informaciσn.
OPCIΣN
DE RETENCIONES EN LA FUENTE
Ir a: Menϊ Principal No Contable
Retenciones en la Fuente.
Esta Opciσn nos permite ingresar
transacciones en las que solamente se Hayan hecho Retenciones en la Fuente a un
proveedor o Cliente.
Esta se Procede de la Siguiente
manera.
Dar un clic en Nuevo
y llenamos las diferentes ventanas Asν:
En RUC/CI Retenido.- Presionar F2
y escoger el Proveedor al que se le hizo la retenciσn en la fuente e
inmediatamente el sistema muestra presenta al nombre de la empresa a la que se
hizo la retenciσn en el siguiente campo.
En Tipo Ident. Retenido.- Presionar F2 y Escoger el tipo de identificaciσn del proveedor sea este (RUC,
Cedula o Pasaporte)
En % de Retenciσn.- Escoger el porcentaje de Retenciσn que se le
hizo al proveedor.
En Valor base Imponible.- Escribir la base Imponible objeto de la
retenciσn
En Valor Retenido.- En este Campo El sistema le calcula
directamente el monto de Retenciσn en la fuente.
En Cσdigo.- Pulsar
F2 y escoger el tipo de movimiento
de la transacciσn. Ej.
324
Por otras Transacciones de Bienes Activos Fijos (Solo
aρo>=2002)
325 Por otras
Transacciones de Bienes Activos Corrientes (Solo aρo>=2002)
327 Por otras
Transacciones de Bienes Servicios (Solo aρo>=2002)
En Fecha de Retenciσn.- Escribir la fecha en la cual se hizo la
retenciσn.
Finalmente Grabar la Transacciσn dando un clic en Grabar
Ir a:
Retenciones en la Fuente Generar Archivos Planos y despliega la
siguiente ventana
Aρo de Calculo: Ingresamos el aρo que vamos a generar
archivo plano.
Y a continuaciσn grabamos
y nos despliega la
siguiente pantalla
En la parte que dice guardar en,
seleccionamos la Unidad de Disco 3 1/2 (A:)
Y presionamos el icono guardar
Posteriormente aparece la
siguiente ventana:
y presionamos aceptar.
Luego presionamos el icono
cerrar.
OPCIΣN DE RETENCIΣN DE IVA
Ir a: Menϊ Principal Impuestos Registrar Transacciones Locales y Obtenemos:
En Porcentaje de
Retenciσn del IVA.- Escoger cualquiera de las opciones que se muestran en
la tabla dependiendo del Movimiento que el adquiriente tenga con su proveedor
asν:
La Presente Tabla nos ayudarα a tener un concepto mαs claro
para los diferentes casos de retenciσn del IVA
|
CONCEPTO
|
PORCENTAJE
RETENCIΣN
|
CASOS
|
|
Sin Retenciσn
|
0% de
Retenciσn
|
- Compras a
Contribuyentes Especiales
- Ventas
|
|
Compra de Bienes
|
30%
|
- Compra de
Artνculos Tangibles
|
|
Prestaciσn de Servicios 70%
|
70%
|
- Prestaciσn
de servicios con Profesionales
|
|
Prestaciσn de Servicios 100%
|
100%
|
- Prestaciσn
de Servicios con no Profesionales y Arriendos
|
|
Liquidaciσn Compra de Bienes
|
100%
|
- Emisiσn de
Liquidaciσn de Compras o Prestaciσn de Servicios por parte del Adquiriente en
compra de Bienes
|
|
Liquidaciσn Prest. Servicios
|
100%
|
- Emisiσn
de Liquidaciσn de Compras o Prestaciσn de Servicios por parte del Adquiriente
en Prest. de Servicios.
|
En Periodo Informado
(Mes / aρo).- Escribir en mes y Aρo en la cual se hizo la transacciσn.
En Cσd. Secuencial
Transacciσn.- Pulsar F2 del Teclado y escoger en tipo de proveedor y luego
dar un Enter.
En RUC/CI Proveedor o
Cliente.- Pulsar F2 y Escoger el cliente al cual se hizo la compra o Venta.
En Cod. Tipo
Comprobante.- Pulsar F2 y escoger el Documento con el cual se hizo la
transacciσn.
OJO: Solo las Facturas y Liquidaciσn de Bienes o
Prestaciσn de Servicios son objeto de Crιdito Tributario para la devoluciσn del
IVA en las entidades del Sector Pϊblico.
En fecha Emisiσn de
Comprobante y Fecha Registro Contable.- Escribir el dνa en el cual se hizo
la transacciσn e inmediatamente el sistema escribirα la fecha de registro
contable; estα si es diferente a la anterior puede ser modificada.
En Nro. Serie
Comprobante.- Este Nϊmero el Sistema lo ingresa directamente; nosotros
simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.
En Nro. Secuencial
Comprobante.- En este campo Escribir el Nro. De Factura con la cual se Hizo
la transacciσn.
En Nro.
Autorizaciσn.- Este Nϊmero el Sistema lo ingresa directamente; nosotros
simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.
En Fecha Caducidad
(Mes / aρo).- Esta Fecha el Sistema lo ingresa directamente; nosotros
simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.
En Ident. Crιdito
Tributario o Gasto.- Pulsar F2 y Escoger este tipo de identificaciσn dando
un enter.
OJO: Recomendable el
Cod. 01 - Crιdito Tributario para la declaraciσn del IVA
En Base Imponible
Grabada.- Escribir la base imponible del Factura que graba IVA
En Porcentaje IVA.- Escoger
el porcentaje de IVA que graba el producto (Vigente
el 12%).
En Base Imponible
Tarifa 0%.- Escribir la base Imponible de la compra de productos que no
graben IVA.
En Monto IVA.- En
sistema le muestra en monto de IVA de la base imponible ingresada
anteriormente.
En Monto ICE.- Escribir
el valor de ICE en el caso de los productos que graban este impuesto, caso
contrario dar un enter para pasar al siguiente campo.
En Transacciσn
Derecho Devoluciσn.- Marcar con el Ratσn si se va a pedir la devoluciσn.
Las Tres Celdas
siguientes se utilizarαn si el movimiento es una venta.
En la presente Ventana tambiιn el usuario puede registrar
las retenciones en la Fuente para la declaraciσn del Impuesto a la renta asν:
En Porcentaje
Retenciσn.- Escoger el Porcentaje que se hizo en la Fuente sea este en los
siguientes casos:
|
% de Retenciσn
|
CASOS
|
|
0 %
|
No se hizo la retenciσn
La compra no supera la base Imponible
|
|
0.1%
|
Seguros
|
|
1%
|
Compra de Bienes
|
|
5%
|
Prestaciσn de Servicios no
profesionales
|
|
8%
|
Prestaciσn de Servicios
|
En Cσdigo.- Pulsar
F2 y escoger el tipo de movimiento
de la transacciσn. Ej.
325
Por otras Transacciones de Bienes Activos Fijos (Solo
aρo>=2002)
325 Por otras
Transacciones de Bienes Activos Corrientes (Solo aρo>=2002)
327 Por otras
Transacciones de Bienes Servicios (Solo aρo>=2002)
Finalmente Grabar la Transacciσn dando un clic en Grabar
Ir a: Retenciones IVA - Generar y despliega la siguiente pantalla
Luego damos un clic en Grabar
y despliega la siguiente pantalla
Y presionamos el icono guardar
Posteriormente aparece la
siguiente ventana:
y presionamos aceptar.
Luego presionamos el icono
cerrar.
VALIDADORES CONTABLES
La opciσn de validadores
contables nos permite verificar que la informaciσn del balance de Comprobaciσn
este correcto y tambiιn nos permite ver que este cuadrado Los flujos del
Efectivo comparado con el estado de Superavit, ej.
VALIDADOR DEL BALANCE DE COMPROBACION
Para ver el validador del Balance
de Comprobaciσn damos clic en el espacio que se indica a continuaciσn 
colocamos las fechas al periodo que
corresponde y damos clic en la lupita 
luego nos aparece la siguiente pantalla:
como podemos ver la informaciσn
esta cuadrada.
VALIDACION DEL SUPERAVIT
Para ver el validador del
Superavit damos clic en el espacio que se indica a continuaciσn 
colocamos las fechas al periodo que
corresponde y damos clic en la lupita 
luego nos aparece la siguiente pantalla:
aquν podemos ver que el
valor del estado de flujo del efectivo es exactamente igual al de Superavit con
signos contrarios.
OPCION DE INFORMES
Ira:Menϊ Principal
No Contable - Informes
DIARIO
GENERAL INTEGRADO
IR a: Diario General
Integrado Informes Diario General Integrado
- Ponga el
perνodo del cual queremos obtener el informe y dι un clic en Imprimir
,
obteniendo lo siguiente informe:
- Para imprimir
el reporte nuevamente dar un clic en Imprimir
,
y para salir pulsar el botσn
de la esquina superior derecha.
Resumen
Diario General Integrado
El procedimiento
es el mismo que el informe anterior y muestra los detalles de cada uno de los
asientos con sus respectivos valores totales. Obteniendo lo siguiente:
Mayor
General
Ir a: Diario General
Integrado Informes Mayor General
- Este informe lo podemos imprimir en forma
General todos los mayores marcando la opciσn Todos los Mayores Generales y escribiendo un Perνodo σ, Cuenta por
cuenta escogiendo el Cσdigo que
queramos obtener y dar un clic en Imprimir
,
obteniendo lo siguiente:
Estados
Financieros Contables /Presupuestarios
Ir a: Diario General
Integrado Informes Estados Financieros
Contables/Presupuestarios:
Para Imprimir
todos los Balance y Cedulas Presupuestarias procedemos hacer lo siguiente:
- Escribir el perνodo del cual vamos a obtener los
informes, escribiendo la Fecha Inicial y Fecha Final,
- Marcar, dando un clic en el informe que queramos
obtener y,
- Pulsar en Imprimir
y de esta manera obtenemos los siguientes reportes:
Ej. Informe
del Balance de Comprobaciσn
Para salir del
Informe dar in clic en el botσn
de la parte superior derecha σ Alt + F4
VALIDADOR DE CUENTAS CONTABLES Y
PRESUPUESTARIA 
Esta opciσn permite al usuario
verificar que los movimientos contables cuadren con los movimientos
presupuestarios como establece en ministerio de Economνa y Finanzas para lo
cual procedemos a realizar:
En los Informes de los Estados
Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:
Dar un clic en verificar Balance de
Comprobaciσn
y Obtenemos el siguiente reporte:
Este reporte nos permite comprobar
si las cuentas contables cuadran con las cuentas presupuestarias para lo cual
los dos valores tienen que ser iguales, o caso contrario puede que estι pasando
lo siguiente:
-
Si la Cuenta contable es mayor la Presupuestaria, nos da a
conocer el validador que faltan de realizar la afectaciσn presupuestaria en los
Asientos Contables de compromiso.
-
Si la Cuenta Presupuestaria es Mayor a la Contables el
validador los informa que estamos utilizando incorrectamente las cuentas para
realizar los asientos.
GENERACIΣN AUTOMΑTICA DE ARCHIVOS PLANOS
Esta opciσn permite al usuario
generar directamente desde el sistema los Archivos Planos para el envνo de
informaciσn Contables y Presupuestaria al Ministerio de Economνa y Finanzas:
En los Informes de los Estados
Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:
-
Escoger Balance de Comprobaciσn y seleccionar a 8 Columnas, a nivel 2, Todas las Cuentas y Sigef Integrador.
-
Dar un clic en el Botσn Archivos Planos 
- y aparecerα la
siguiente ventana:
En esta ventana seleccionar el
lugar en donde se va a generar los Archivos Planos y finalmente dar un clic en
Guardar e inmediatamente se generaran lo archivos Presupuestarios.
Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios.
Ir a: Diario General
Integrado Informes Auxiliar de Ingresos/Gastos
Presupuestarios.
- Escoja la opciσn a imprimir, dando un clic en la
misma,
- Escribir el perνodo, es decir la Fecha de Inicio y
Fecha de Fin
- Luego dar un Clic en Imprimir
,
a lo que obtendremos lo siguiente:
v
CONTENIDO
Datos
Generales
1
Como
Ingresar al Programa Contabilidad Gubernamental
. 1
Herramientas
Bαsicas a Utilizar
. 3
MODULO
ARCHIVO
Como
Cambiar la Contraseρa
4
Parαmetros
Generales
. 4
MODULO
ACTIVOS FIJOS
Artνculos
... 6
Departamentos
. 6
Ingreso
de Activos Fijos
.. 7
Calcular
Depreciaciσn Mensual
.. 8
Informes
.. 9
INVENTARIOS
Crear
Productos
10
Entrada
de Productos
11
Salida
de Productos
.. 12
Informes
... 13
Kardex
13
Reporte de Productos
. 13
CONTROL
DE EXISTENCIAS
Existencias
14
Informes
15
ROL
DE PAGOS
Planta
Administrativa
16
Crear Empleados
. 16
Cargas Familiares
17
Verificar
Valores Generales.
18
Identificas
Rubros que Intervienen en el Cαlculo del Dιcimo Tercero
18
Visualizar
Rol de pagos
18
Opciσn Archivo
Imprimir Roles
Elaborados
19
Imprimir Todos
los Cheques
.. 19
Imprimir Dιcimo
Tercero.
. 19
Opciσn Ejecutar.
.. 19
Rol
de Pagos Planta Docente.
. 20
Crear Docentes y sus Cargas
Familiares.
. 20
Tabla de Sueldos.
. 20
Verificar los Valores Generales.
.. 21
Identificar Rubros que
Intervienen para el Calculo de Dιcimo 3ro.
21
Visualizar Y Grabar Rol de
pagos.
.. 21
Otras
Opciones del Mσdulo Rol de Pagos
Bono Trimestral.
. 21
Dιcimo 3ro/4to/5to.
21
CONTABILIDAD
Aspectos
Bαsicos.
. 22
Como
Crear, Modificar o Eliminar Partidas Presupuestarias.
. 22
Como Crear Una Partida.
.. 22
Como Modificar Una Partida.
22
Como Eliminar Una Partida.
.. 23
Como
Crear, Modificar o Eliminar el Plan de Cuentas.
.. 23
Como Crear Una Cuenta Contable.
23
Como Modificar Una Cuenta
Contable.
23
Como Eliminar Una Cuenta
Contable.
.. 23
Manejo
del Mσdulo de Contabilidad.
.. 24
Como
Ingresar la Asignaciσn Presupuestaria.
24
Como
Ingresar los asientos Contables.
25
Como
Realizar la afectaciσn Presupuestaria.
.. 26
Otras
Opciones del diario General Integrado.
Como Modificar un Asiento.
27
Como Eliminar un Asiento.
.. 27
El Botσn Iva.
. 27
Como Copiar un Asiento.
. 28
Como Utilizar los Asientos Pendientes.
. 28
Comprobantes de Egreso e Ingreso de Caja.
29
INFORMES
Diario
General Integrado.
30
Resumen
de Diario general Integrado.
30
Mayor
General.
31
Estados
Financieros Contables y Presupuestarios.
. 31
Auxiliar
de Ingresos/Gastos Presupuestarios.
32
OTRAS
OPCIONES DEL MODULO DE CONTABILIDAD
Como
Ingresar un Aumento o Recorte de Presupuesto.
. 33
Re-
Ordenar Nro. Asientos.
33
Cierre
de Periodo.
.. 33
CONTROL
DE BANCOS.
Crear
Bancos Comerciales.
34
Ingreso
de movimientos de Bancos.
. 34
Reportes.
34
Conciliaciσn
Bancaria.
.. 35
OTRAS
OPCIONES DEL SISTEMA
Como
Respaldar la Informaciσn en un medio Magnιtico.
.. 37
Como
Descomprimir una Base de Datos en el Sistema.
. 37
Como
Enviar los Informes a Formato de Microsoft Excel.
38
y finalmente Imprimir
,
e ingrese los datos:
,
aparecerα un mensaje donde indica que numero de asiento que se ha grabado 
,
e ingrese los datos:
,
aparecerα un mensaje donde 
, 
